Compliance – hvad betyder det for din virksomhed?
Compliance – hvad betyder det for din virksomhed? Hvad er compliance? Hvorfor er det vigtigt?
Compliance – hvad betyder det for din virksomhed?
Hvad er compliance? Hvorfor er det vigtigt? og hvordan udfører du det i praksis?
I nutidens forretningsverden er compliance et nøglebegreb, som enhver virksomhed, organisation og institution bør kende og forstå. Compliance kan oversættes til “overholdelse af regler” eller “efterlevelse af retningslinjer”. Det giver en lille teaser om, hvad compliance indebærer, men bliv endnu klogere på compliance i denne artikel.
Hvad er compliance?
Compliance er en samlet betegnelse for hele processen for, hvordan din virksomhed håndterer de regler, der gælder for lige netop jeres branche. Din virksomhed bliver compliant, når I overholder de mange forskellige lovkrav og standarder – for eksempel specifikke industristandarder, ISO27001/2, NIS2, GDPR og etiske normer.
Compliance handler altså om at sikre, at din virksomhed opfører sig på en måde, som er i overensstemmelse med reglerne og standarderne inden for jeres branche. Godt compliance arbejde kræver, at din virksomhed kan fremvise dokumentation for at regler og retningslinjer er overholdt.
At arbejde med compliance kræver konstant opmærksomhed og opdatering, da lovgivningen kan ændre sig, og nye krav kan opstå. Det kan derfor være en udfordring at holde sig ajour med de nyeste regler og standarder samt sikre, at de overholdes.
Hvorfor er compliance vigtigt?
Compliance er vigtig af mange grunde. Først og fremmest er det en juridisk forpligtelse for en virksomhed at overholde relevante love og regler. Hvis I som virksomhed ikke overholder disse regler, kan konsekvensen være juridiske sanktioner, som kan være både økonomiske og strafferetlige.
Men compliance handler også om at beskytte din virksomheds omdømme og troværdighed. Hvis din virksomhed bliver kendt for at overtræde love eller regler, kan det have en negativ effekt på jeres image og økonomi, da det blandt andet kan føre til tab af kunder og investorer. Desuden vil det skabe mistillid fra myndighederne og regulatoren, som også kan have alvorlige konsekvenser for din virksomheds fremtidige muligheder.
Hvordan udfører jeg compliance?
Det første trin i compliance er at fastlægge, hvilke love der er relevante for din virksomhed. Dernæst skal virksomheden planlægge, organisere og udarbejde interne retningslinjer for, hvordan den skal kunne overholde disse regler. Det tredje og sidste trin er at nedskrive en intern procedure for, hvordan I som virksomhed planlægger, organiserer og udfører arbejdet med compliance.
En vigtig del af compliance-arbejdet er at kunne besvare en række centrale spørgsmål, herunder:
- Hvilke love og regulatoriske krav gælder for vores virksomhed?
(eksempelvis NIS2, ISO27001/2, PCI, DORA) - Hvordan planlægger og overholder vi disse love?
- Hvordan kan vi sikre, at vi kontrollerer og opretholder overholdelse af disse love?
- Hvordan rapporterer vi, om vores overholdelse af love og regler?
- Hvorfor har vi valgt denne tilgang til at sikre overholdelse af love og regler?
- Hvordan kan vi forbedre vores complain-processer i fremtiden?
- Hvordan kan vi undgå kriminel udnyttelse af vores virksomhed?
Det er altså vigtigt, at I har en struktureret tilgang og klare interne retningslinjer for jeres compliance-processer.
Hvem har ansvaret for compliance?
Som udgangspunkt er det ledelsens ansvar at sikre intern kontrol og risikostyring, som omfatter compliance. I større virksomheder ses det dog ofte, at der ansættes en complianceansvarlig, som håndterer alt arbejdet med compliance. Ved at have en dedikeret complianceansvarlig, kan du i højere grad være sikker på, at din virksomhed lever op til alle krav og forpligtelser.
Hvis du driver en mindre virksomhed, kan du typisk selv håndtere opgaverne i forbindelse med compliance, hvis du holder dig opdateret om reglerne for din virksomheds arbejdsområde.
Om “god dokumentation”
For at kunne vise at en virksomhed arbejder effektivt med compliance er det god praksis at dokumentere, hvilke regler og retningslinjer, der er basis for de krav, som ligger til grund for compliance-processen. Derudover er det vigtigt at dokumentere de aktiviteter, procedurer, produkter og ydelser, der anvendes for at understøtte compliance arbejdet. Dokumentationen skal indeholde beskrivelser og placering af roller og ansvar, samt vurderinger og beslutninger vedrørende aktiviteter, procedurer, produkter og ydelser.
Ved god dokumentation skal det sikres at denne kan identificeres og indeholder beskrivelser ved fx titel, emne, dato, versionsnummer, forfatter, godkender og referencenummer, samt anvendt format gennem valg af sprog, software, grafiske rammer og medier.
Ligesom al anden information skal compliance dokumentationen beskyttes i relation til behovet for, og beslutninger om, fortrolighed, integritet og tilgængelighed.
Få et godt greb om compliance med det rette værktøj
Mange virksomheder etablerer et decideret compliancesoftware til konsekvent og præcist at styre deres compliancepolitik. Det kan blandt andet være målrettet software, der understøtter arbejdet med compliance på tværs af afdelinger, så der sikres effektivitet og ensartethed hele vejen rundt.
Med det rette værktøj kan man minimere risici, forebygge menneskelige fejl og ikke mindst effektivisere og ensrette processer på tværs af virksomheden. Det styrker fleksibiliteten, skaber større transparens og giver en mere effektiv drift.
De største fordele ved et godt compliancesoftware er blandt andet:
- Bedre overblik og håndtering af risici
- Øget effektivitet på tværs af afdelinger
- Bedre workflows og tracking af hændelser
- Kendskab til complianceniveauet på tværs af din virksomhed
- Konsekvent dokumentation af opfølgningen på overholdelse af regler og retningslinjer
Et compliancesoftware giver stor værdi på tværs af hele virksomheden, og udover ovennævnte fordele er det værd at nævne, at et styrket samarbejde og en bedre kommunikation ofte også følger i kølvandet på et godt complianceprogram.
Kontakt os
Læs også:
IT-sikkerhedskontroller og -processer
IT-sikkerheds-kontroller og -processer Skab et struktureret årshjul med skarpe kontroller – med fundament i en
